理想はペーパ―レス!私が実践している書類整理法

テーブルウェアスタイリスト&整理収納アドバイザーの Chiaki です。


今回は、増え続ける「書類の整理法」について


会議やセミナーを受講すると、配布される書類の数々‥

皆さんはどうしていますか?

私はテーブルコーディネートやインテリアなどの講座に時々参加するのですが、その際に配布される資料が、毎回結構な量になります。


昔は項目別に分けて、ファイリングしていましたが、

見直す資料はほんのわずか‥

どんどん増える収納スペースが無駄に感じるようになり、現在は、ほとんど処分しています!

今回は、私が実践している書類整理法を紹介します。


◆理想はペーパーレス!書類は原則データ保存

もらった資料の中には、商品の宣伝のためのチラシなど不要なものも混ざっていて、全部必要なわけではありません。


私は、不要な資料はその日に処分し、後々役に立ちそうな書類のみスキャンしています。


スキャンは家庭用のブリンタに読み込むのみ。

シンプルで、紙は一切増えません!

プリンタがない方はハンディタイプスキャン専用機器が1万円位からあるので、

購入してみてはいかがでしょう。

それも面倒な方は、スマホで撮影して残す方法もあります。


◆必要な書類はとりあえずの場所に保存~「Dropbox」を活用

書類をデータ化したことにより、紙はなくなりました!

しかし、パソコン上にはデータがあふれる一方‥

その都度キッチリと分類して保存するのが理想ですが、なかなか難しいですよね

私は、とりあえずの保存場所として「Dropbox」を活用しています。


「Dropbox」とは、無料で2GBまで使える「オンラインストレージ」サービス

(要領は簡単に増やすことができます)

しかも、

・PCだけでなくスマホからもアクセスできる、

・データを自動保存できる

・削除したデータの復元が可能、など様々なメリットがあります

つまり、インターネット上に自分専用の書類保管庫を持つという感覚でしょうか。


将来使うか分からないけど、捨てるのは抵抗があるものなど、

とりあえず保存する場所や方法を見つけましょう!


【参考】「Dropbox」公式サイトの機能など詳細はこちら ↓

◆必ず使う書類は、使える場所に保存~「Evernote」を活用

使う書類をとりあえず保存した後は、「必ず使う重要書類」を整理しましょう!


セミナーなどで入手した書類の中に、「この資料は役に立つ!」という完全保存版レベルの書類がありませんか?

そんな「使える書類は」、その他大勢の書類に埋もれないように、区別して整理しています。


私は「Evernote」というアプリに保存しています。

「Evernote」もPC、スマホからもアクセスでき、自動保存できるため、出先にスマホで簡単に閲覧、編集できるのでとても便利!!

私は、重要書類をジャンル別に保存するツールとして活用しています


私の場合、テーブルコーディネート、整理収納、インテリアなど

関心の高い分野別に書類を整理しています

また、Evernoteは検索機能が優れており、書類のタイトルを忘れても、

キーワードを入力すれば探すことができるのもメリットです。


書類の保存には、様々なサービスがあるので、

自分のニーズに合ったものを選んで、快適に使いこなしましょう!

私がこのようなサービスを選ぶポイントは、

①IT上級者でなくても使いやすいこと

②導入コストが安いこと(無料が理想、使いづらければ簡単にやめることができる)

③多くの人の評価をえられていること の3つです

この3つを満たしていれば、殆ど間違いはないと思います


【参考】Evernote公式サイト~メリットや導入の仕方

◆書類をデータ化することはメリットしかない

このように、最近は、紙の書類はほぼ「全捨て」しています

そのため、紙の書類を探すことはありません

よく使う書類は、先ほど書いた通り「Evernote」をチェックすればすぐに探せます!


つまり、紙が減ったことで、

収納スペースがなくなり、書類を探す手間もなくなりました

書類を減らすことは、メリットしかありません!!


そんなこといっても、何から手をつけていいか分からない方は、

1年見ていない書類を処分することをおすすめします

取扱説明書や旅行のパンフレットもすべてネットで見ることができるため、

紙の書類がなくても、意外と困らないはずです

書類をなくして身軽になりましょう!


ちなみに、セミナーなどでもらった書類は、このBOXのみ

うつわ好きの暮らしかた

毎朝服を選ぶように、季節や食事にあわせてうつわを選んでみませんか。 整理収納アドバイザー&テーブルウェアスタイリストの視点からモノを増やさず暮らしを楽しむコツをお伝えしていきます。 少しの工夫で楽しめる暮らしのアイデアがお役にたちますように。